株式会社設立の際の必要書類
会社を設立する場合、その会社は法人格を持ち権利義務の主体となります。
ですから外的にも内的にも、実態のある会社組織として立ち上げなければなりません。
そのため少し面倒ですが必要書類をそろえて法務局で
登記という作業を行わなければならず、
ここにいくつかの準備と書類が必要になってきます。
ケースによって必要になるものが変わってきますが、
今回は頻度の高い会社設立のケースを考え、
役員となる方が発起人となって出資を行うものとして、
発起設立タイプのシンプルなパターンを見ていきます。
ここでは簡単な説明を加えながら必要書類の概要を横断的に見ていくことにしましょう。
書類のひな型などはネット上で簡単に見つかるので参考にしてください。
会社設立の際の必要書類一覧
1定款
2払い込みを証する書面
3発起人の決定書
4設立時役員の就任承諾書
5役員の印鑑証明書
6登記申請書
7収入印紙貼付用紙
8登記すべき事項を保存した記録媒体
9印鑑届出書
以上がシンプルな株式会社を設立する際に必要になる書類です。
以下で個別に見ていきます。
１、定款
以前別の回に定款の記載内容についてお話しましたが、正式な定款は公証役場で公証人の認証を受ける必要があります。
⇒ 『株式会社設立時に必要となる定款の記載内容』
手数料を払って公証人から認証を受けた定款を登記の際に使用します。
払い込みを証する書面
株式会社は株の発行の代わりに資金を拠出してもらいます。
これが会社の資本体力となり、外的に見ればその会社の信用度となるものです。
ですから払い込みがされた資金を誰が見ても分かるようにしておく必要があり、
登記の際にそれを証明するのがこの書面です。
定款の認証後、発起人となる設立時の役員が会社に対して
払い込みを行いますが、
会社の通帳は登記後でなければ作れないので、代表者個人の通帳を用意します。
以前から使用している個人の通帳でＯＫです。
払い込み時には誰がいくら振り込んだか分かるように発起人が個人名で振り込みます。
振込がされた通帳のコピーをとって証明としますが、
銀行名、口座番号、振込人の名前と金額が分かる面のコピーをとります。
必要な部分は、通帳の表紙、表紙を一枚めくったページ、振込金額を記載しているページとなります。
そして、上記の情報を別途まとめた書面「払い込みがあったことを証する書面」を作成し
、通帳のコピーとホチキスで閉じてページ間に契印を押します。
発起人の決定書
これは本店の所在地の決定が発起人全員の同意でされたことを証する書面です。
定款に本店所在地の最終地番まで書かれている場合は不要ですが、
最小行政区画までの記載の場合は必要です。
設立時役員の就任承諾書
定款に記載した発起人以外の人が役員になる場合に必要になります。
監査役も含めて必要になりますが、会社の役員に設定される人たちが
確かに自分の意思で役員就任を承諾したことを証明する意思表示の書類です。
役員の印鑑証明書
取締役会を設置する会社は代表取締役一人の印鑑証明書でＯＫですが、
そうでない場合は全役員の印鑑証明書が必要です。
登記申請書
法務局での登記申請の際に、ここで説明している書類を提出する時の表紙になるものです。
役所の担当者がこの登記申請の概要を一目で見て分かるように、
商号や本店所在地、登録免許税の額、添付書類の一覧、
申請人の名前や住所と連絡先などが書かれます。
ひな形やイメージはネット上ですぐに見つかるので参考にしてください。
収入印紙貼付用紙
会社の設立には手数料の支払いが必要です。手数料は収入印紙を購入する形で行います。
購入した印紙をＡ４のコピー用紙などに張り付けて、登記申請の際に法務局に提出します。
印紙は法務局や郵便局で購入できますが、申請の際には消印をしないように注意してください。
登記すべき事項を保存した記録媒体
商号や公告の方法、役員についての情報など登記される内容を
一覧にした情報をまとめた記録媒体を用意します。
ＯＣＲ用紙として紙媒体でも用意できますが法務局に取りにいかなければならないので
今は電磁的記録媒体が主流です。
ＦＤとＣＤ-Ｒが使えますが、今ではＦＤを使えるＰＣ自体がまずないので
ほとんどがＣＤ-Ｒで作成されます。
登記すべき事項の詳細はネット上のひな形を参考にしてください。
内容を保存したら、当該記録媒体に会社名を記載したシールを張り付けておきます。
印鑑届出書
個人でも印鑑登録をするように、権利義務の主体となる会社も実印を登録しなければなりません。
そしてその印影を届け出るための書面が印鑑届出書です。
専用の用紙があり、印影の他会社商号や印影届出者などの記載事項があります。
まとめ
以上、株式会社を設立する際に必要になる書類を見てきましたが、
実際の準備は結構手間で時間もかかります。
できればビジネスの準備に集中したいでしょうから、
定款の準備なども含めて税理士など会社設立のプロに依頼するのが賢明です。
自分でやる場合はネット上のひな形や注意事項を参考にして進めるようにしてください。
